U svakodnevnom radu se u kompanijama pojavljuje mnogo različitih aktivnosti koje nisu usklađene i usaglašenje, zbog čega se javlja dosta gubitaka i suvišnih troškova, što uzrokuje i značajno slabije poslovne rezultate od mogućih. Praktično redovna situacija jeste i neefikasno iskorišćenje kapaciteta, često i zbog nepoznavanja realnih kapaciteta procesa i određenih pozicija u procesu. Kao posledica se javljaju zastoji, uska grla, nizak kvalitet i neostvarenje planova.

Uspostavljanje Lean sistema i optimizacija poslovanja primenom Lean metoda podrazumeva i uključuje sve aktivnosti na razvoju sistema koji će obezbediti isporučivanje kupcima upravo onih proizvoda/usluga koje oni vide kao vrednost za njih, u formi poželjnoj za kupca, ali i sa zadatim nivoom kvaliteta i u validnih rokovima.

Jedan od osnovnih ciljeva Lean optimizacije jeste i smanjenje ukupnog vremena za isporuku proizvoda, usluge ili drugog poslovnog rešenja (Lead Time), kao i stvaranje uslova za brže reagovanje kompanije na sve promene na tržištu.

Postupak uspostavljanja Sistema Lean optimizacije poslovanja uključuje sledeće aktivnosti:

• Definisanje eksternih i internih kupaca u procesima
• Definisanje vrednosti i zahteva kupaca
• Prikupljanje podataka i analiza podataka
• Analiza nivoa usluge i zadovoljstva kupaca
• Analiza primedbi i definisanje problema
• Analiza problema i pronalaženje uzroka problema
• Merenje procesa i aktivnosti u tokovima vrednosti
• Uspostavljanje metrike efikasnosti, efektivnosti i kvaliteta
• Uspostavljanje metrike za Lead time, Takt i Pitch
• Analiza kapaciteta i resursa
• Generisanje varijanti I izbor rešenja
• Primena rešenja i uspostavljanje sistema
• Uspostavljanje sistema vizuelnog menadžmenta
• Uspostavljanje sistema prevencije grešaka
• Merenje i praćenje performansi
• Održavanje sistema.

Kroz sistem Lean optimizacije poslovanje se za svaku aktivnost u procesima definiše njen značaj i kategorija kojoj pripada: aktivnosti koje dodaju vrednost, aktivnosti koje ne dodaju vrednost i važne su zbog održivosti poslovanja, i aktivnosti koje generišu čist gubitak. Na osnovu njihove analize se rade dodatne optimizacije u svim procesima.