„Vreme je zaista jedini kapital koje svako ljudsko biće ima, a jedina stvar koju ne možete da priušte je da ga gubite.“ Tomas Edison

Da li gubite mnogo vremena tokom dana zbog neorganizovanosti?

Možda ćete potrošiti 5 minuta u potrazi za izgubljenim datotekama, drugih 5 minuta u potrazi za e-mailom sa detaljima o važanom sastanaku, a možda i 10 minuta više u pronalaženju današnje  to-do liste, izgubljene u gomilama papira na svom stolu. Vi provodite bar sat vremena u toku dana u potrazi za stvarima koje ne možete da nađete.  A to je samo jedan dan!  Zamislite koliko vremena gubite svake nedelje, svakog meseca i svake godine!

Mnogi ljudi se bore sa neorganizovanošću. I, dok neki misle da mogu da uspeju usred haosa, dezorganizacija može puno koštati. Može da blokira našu kreativnost, prouzrokuje dodatni stres za naše živote i spreči nas da budemo produktivni i efikasani kao što smo mogli biti.

Koristite notebook- Jedna od strategija je da mnogi ljudi koriste beleške za organizovanje. Na primer, koristite Vaš laptop da hvatate beleške kada pričate sa kolegom ili sa klijentom na telefonu. Ako radite i potrebno je da nešto zapamtite da predočite šefu , zapišite u beležnicu. Ako imate „brainstorming“ sesiju u popodnevnim satima, Vaše ideje mogu da budu evidentirane najlakše na ovaj način.

Prednost notebook –a je da zadržite sve svoje misli, razgovore i ideje u jednom mestu.  A kada su stvari zapisane, ne morate da trošite mentalnu energiju sećajući se! Korisno da je da započnete novu stranicu, svaki dan. Na ovaj način, možete lako da se vratite i pronađete potrebne informacije.

Kada u dođete u kancelariju, provodite svojih prvih 15 minuta sagledavajući šta je ono što treba da uradite tog dana. Počnite sa radnim listama i napravite to-do liste sa prioritetima na vrhu. To vam daje solidno shvatanje koji zadaci su najvažniji da ih prvo završite i šta možete da završite kasnije. Dezorganizacija može da vas košta napredovanja u karijeri. Posvećivanje vremena i truda da se organizujete može da Vam pomogne strahovito na duge staze.

Počnite korišćenjem laptop-a redovno da pratite razgovore, ideje i podsetnike. I počnite svaki dan sa organizovanom to-do listom. Koristite tehnologiju da bi Vaš raspored i projekti radili glatko. Funkcije kao što su kodiranje boja i audio alarmi Vam mogu pomoći da se osigurate da ne propustite bitne stavke ili rokove.

Živimo u vremenu neverovatne tehnologije. Koristite digitalne kalendare ili planere da organizujete svoj raspored. Na primer, digitalni kalendari vam omogućavaju da selektujete kod(boju) zadataka. Možete da praktikujete crvenu za hitne, zelenu za produžene rokove, a plavu kod nisko-prioritetnih zadataka. Vizuelnim kodiranjem pomažete sebi da brzo uvidite šta vam je potrebno da prvo uradite.

Koristite tabelu da pratite svoj napredak - tabelarni proračuni su korisni jer možete da koristite uslovno oblikovanje da Vas obaveštava  kada su zadaci blizu njihovim rokovima. Kao rezultat toga, možete videti na prvi pogled koje stavke su ili nisu, po rasporedu. Ovo je posebno korisno kada radite sa tim, a kada treba da budu svesni napretka u ovabljanju zadataka.

Trikovi za organizovanje:

• Skeniranje dokumenata - Ako vam se ne sviđa da u kancelariji ima mnogo arhivskih ormarara, zašto onda ne bi ste skenirali važne dokumente i čuvali na računaru? Ako imate ličnog asistenta, to bi bio zadatak za delegiranje. Ako ne, onda pokušajte da skenirate nekoliko dokumenata svaki dan, a na kraju skenirate sve projektne dokumentacije na duži rok.
• Ponudite sebi nagradu - Ako vam je teško da ostanete organizovani, pokušajte sebi da ponudite nagradu. Na primer, ako ste završili četiri stvari na vašem listu obaveza, nagradite sebe sa šoljom kafe ili sa 10 minuta slobodnog vremena za surfovanje internetom.
• Koristite jedan kalendar – Centralizujte vaš planer na jednom mestu, ukoliko imate više lista organizacije onda je veća verovatnoća da ćete propustiti ključne obaveze i zadatke.
• Izaberite organizocione alate koji vam se dopadaju. Na primer, ako se odlučite da počnete da koristite računar na dnevnoj bazi, a zatim kupite lep onaj koji Vam se zaista dopada. Kada su Vaši alati vizuelno privlačani i udobani, veća je verovatnoća da ćete ih koristiti.